Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) pour un poste de 34,5 heures par semaine afin de compléter notre équipe. Il s’agit d’un poste permanent.

CONNAISSANCES SPÉCIFIQUES
• DEP ou DEC en administration, en bureautique ou en secrétariat;
• Une excellente maîtrise du français (écrit et oral);
• Bonne connaissance de l’anglais (écrit et oral);
• Une bonne connaissance de la Suite Office 365;
• Expérience dans le domaine juridique (un atout);
• Connaissance du logiciel Juris Concept Web (un atout). Les principales tâches reliées à ce poste sont les suivantes :

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Soutien administratif
• Assister les avocats dans la gestion quotidienne de leurs dossiers, y compris la préparation de documents juridiques, la gestion des calendriers, la correspondance avec les clients et les tribunaux, et la tenue à jour des dossiers;
• Rédiger, transcrire, modifier, réviser et modifier des lettres, des procédures, des rapports et tout autre document dicté ou manuscrit;
• Confectionner des cahiers et cartables pour les avocats;
• Faire le suivi d’envois de documents avec les huissiers et coursiers;
• Recevoir les appels des clients, prendre les messages, acheminer les appels et effectuer les suivis avec certains clients et les autres fournisseurs de services;
• Effectuer le suivi des échéances et des dossiers;
• Accomplir différentes tâches administratives incluant l’ouverture et la fermeture des dossiers, les recherches de conflits d’intérêts, le classement, etc.

Gestion de la documentation
• Organiser et maintenir les dossiers physiques et électroniques de manière précise et confidentielle, en assurant la conformité aux normes de gestion documentaire du cabinet.

Coordination des audiences
• Planifier et coordonner les audiences, réunions et conférences, en assurant la disponibilité des ressources nécessaires et en communiquant efficacement avec les clients et les parties prenantes externes.

Soutien à la facturation
• Collaborer avec le directeur adjoint administratif pour la préparation des factures, le suivi des heures facturables et la gestion des comptes clients, en veillant au respect des échéances et des exigences comptables.

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES RECHERCHÉES
• Souci du détail;
• Proactivité et sens de l’initiative;
• Professionnalisme et sens de la confidentialité;
• Capacité à gérer des priorités multiples;
• Polyvalence;
• Autonomie et débrouillardise;
• Bon jugement;
• Excellente organisation;
• Capacité à travailler en équipe;
• Ouvert d’esprit et leader positif;
• Esprit critique et capacité à résoudre des problèmes.

AVANTAGES
• Salaire concurrentiel selon l’expérience;
• Assurance vie;
• Assurance invalidité courte et longue durée;
• Allocation pour assurance dentaire;
• Allocation pour soins de la vue;
• Allocation pour programme de bien-être;
• Gym sur place;
• Évènements d’entreprise;
• Plusieurs congés spéciaux offerts en cours d’année;
• Banque de temps;
• Cotisation de l’employeur à un RVER;
• Stationnement gratuit;
• Milieu de travail jeune, dynamique et équipe engagée;
• Bureau accessible en transport en commun;